le bureau moteur

de Maurice Ponthière (1935)


Partie I : la fonction de bureau

Chapitre 1 : la fonction essentielle des bureaux : administrer

Gérer, diriger, administrer, des mots divers pour une même fonction. — La fonction administrative : prévoyance, organisation, commandement, contrôle

Un bon lot de livres et une quantité d’articles ont déjà été consacrés au travail des bureaux. Nous n’avons pas eu la chance d’y rencontrer les vues d’ensemble et les définitions capitales. La conséquence, de cette obscurité fondamentale a été pour les nombreux auteurs qui ont abordé la question de s’en tenir à divers travaux de bureau qu’ils avaient eu l’occasion d’examiner de près. Leurs études ont été très utiles, elles ont éclairé, beaucoup de points. Le domaine est vaste. ces chercheurs ont agi sagement en portant d’abord la lumière sur ce qui était à leur portée immédiate. C’est grâce à eux que des horizons plus larges peuvent être envisagés.

De quoi s’agit-il ? Nous allons essayer de le dire et de préciser la nature et l’objet d’un travail qui tient une si grande place dans l’activité moderne.

Définir, c’est distinguer une chose ou une idée des choses et des idées qui présentent avec elle des analogies.

Voici deux termes qui se ressemblent fort : bureau et administration. On les emploie parfois dans le même sens, on dit indifféremment l’administration ou les bureaux. Est-ce donc la même chose ?

Consultons les bons auteurs. L’administration, dit Littré, est la gestion, la conduite des affaires publiques ou privées. En termes plus précis, nous dirions aujourd’hui qu ’elle est la gestion d’une entreprise ou d’un organisme travaillant.

Henri Fayol, analysant ce terme général de gestion, dit : administrer, c’est prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler. Et nous admettons cette définition sous cette réserve que la coordination est un élément de l’organisation. Cet auteur nous met en garde contre une confusion possible entre le gouvernement et l’administration. Gouverner, dit-il, c’est conduire l’entreprise vers son but en tirant le meilleur parti de toutes ses ressources, en assurant le résultat heureux de toutes les catégories d’opérations qu’il énumère ainsi : opérations administratives, techniques, commerciales, financières, de sécurité, de comptabilité.

Il y aurait donc tout au sommet de l’entreprise, le gouvernement doté du pouvoir souverain et des attributions les plus générales.

Au-dessous viendrait. l’administration qui met en œuvre les directives du gouvernement.

Celle distinction nous paraît subtile. Elle n’est pas consacrée par le langage courant. Dans l’État, les hommes qui exercent le gouvernement. au sens fayolien du terme, se nomment « ministres » ; dans les entreprises privées, ils s’appellent administrateurs et forment le conseil d’administration. Que peut-on faire pour « tirer le meilleur parti de ses ressources », sinon administrer, prévoir, organiser, commander, contrôler. Seulement, et c’est ainsi que peut se justifier la distinction proposée, on ne le fait pas toujours de la même manière.

Parfois, l’homme qui tient les rênes prend certaines décisions dont tous les éléments lui sont fournis par les bureaux.

Il transforme en décisions les conclusions des bureaux. Parfois aussi, les bureaux, par insuffisance de leurs moyens d’investigation, ne lui fournissent pas tous les éléments de décision. Le gouvernement n ’est plus déterminé par les bureaux, il prend une décision intuitive. Un exemple nous fera mieux comprendre. Les documents établis par le bureau d ’un fabricant de brouettes montrent que sur le territoire qu’il approvisionne on achète chaque année tant de brouettes d’un certain modèle. Le fabricant donne à ses ateliers l’ordre de produire ce nombre de brouettes de ce type. Il fait acte d’administration. Au contraire, si son bureau ne lui fournit aucun renseignement, il met en fabrication un nombre quelconque de brouettes d’un modèle quelconque dessiné par lui ; il s’efforce de deviner un besoin qu’il ne connaît pas ; il pratique une « politique » et vous dites qu’il fait acte de gouvernement.

Dans les cas où le chef est, complètement informé par ses bureaux, il lui suffit, de déduire avec certitude une décision imposée par les faits, il fait acte d’administration expérimentale. Dans les autres cas, quand l’incertitude lui permet un choix ou quand sa passion l’empêche d’entendre son bureau, il fait acte d’administration empirique, intuitive, passionnée. qu’on appelle aussi « politique » et qui serait, le privilège du gouvernement. Mais il n’y a au total qu’administration expérimentale et administration empirique. Administration dans tous les cas. Il est certainement regrettable que tant de titres divers (directeurs, administrateurs, gérants, gouverneurs, ministres, régents, etc.) soient attribués à tort et à travers aux personnes qui administrent car il existe entre elles, selon les cas, des différences d’attributions dont les nuances gagneraient à être mieux définies et marquées de dénominations spéciales. mais peu importe pour l’instant. Nous voulons seulement éviter de nous laisser entraîner à la confusion des idées par la confusion des termes.

Tous ceux qui participent à la formation des idées motrices — non seulement les chefs, mais leurs auxiliaires — concourent à une même fonction, la fonction administrative.

Le bureau est l’organe de l’administration.

L’administration est la fonction du bureau, son but, sa raison d’être.

Prévoyance, organisation, commandement, sont des abstractions. Pour prévoir, organiser, commander, contrôler, il faut des agents qui accomplissent ces actes, un lieu ils les accomplissent, des instruments. un organe. C’est le bureau.

Ainsi s’explique que le langage courant, confondant la fonction et l’organe, dise indifféremment et non sans raison : administration ou bureau.

À CONSULTER
Henri FAYOL. Administration industrielle et générale (Dunod).