le bureau moteur

de Maurice Ponthière (1935)


Partie I : la fonction de bureau

Chapitre 3 : origines de la fonction administrative et du bureau

Le cerveau et le bureau : Du phénomène cérébral à sa représentation graphique. Apparition de l’écriture et du bureau. La rationalisation ou intellectualisation de l’effort.

Le cerveau et le bureau : Du phénomène cérébral à sa représentation graphique.

Les biologistes disent que la fonction crée l’organe, et donc qu’elle existe avant lui. Leur affirmation est indiscutable dans le cas qui nous occupe. La prévision, même limitée à quelques heures, l’organisation même réduite à l’emploi du premier marteau qui fut une pierre, le commandement du fort au faible, le contrôle, c’est-à-dire la comparaison du résultat obtenu au résultat cherché, tout cela caractérise déjà les activités humaines primitives. Ces fonctions existaient avant que leurs organes fussent net teillent caractérisés.

On décèle de même l’apparition de fonctions « administratives » dans l’évolution des corps vivants du animal, lorsque se dessine le système nerveux.

M. R. Désaubliaux, petit-fils d’Henri Fayol, a écrit une curieuse brochure : Les origines biologiques de la fonction administrative. Il y montre comment les fonctions que nous appelons administratives se développent dans l’échelle des êtres parallèlement au système nerveux.

« Un organisme. dit le naturaliste Milne Edward, est d’autant plus perfectionné que la division du travail entre ses différents éléments y est poussée plus loin. »

Cette division s’opère en obéissant à un principe de hiérarchie et aboutit à l’unité de commandement.

Division du travail, hiérarchie, unité de commandement, sont des principes communs à l’organisation administrative et. à l’organisation des corps vivants.

En suivant le développement des embryons et l’évolution des espèces. nous observons une différenciation de plus en plus marquée des organes et notamment du système nerveux et du système musculaire. « Le cerveau est au début à peine marqué par un renflement de la moelle; progressivement il devient un centre de plus en plus important. Chez l’homme, il devient le siège de tous les phénomènes psychiques. Sans doute le cerveau est par lui-même un terme incomplet, incapable de vivre isolé, ni de se passer des autres organes ; mais s’il est possible de concevoir une hiérarchie dans les organes, c’est le cerveau qui est le chef principal, c’est lui qui centralise toutes les sensations et qui élabore les réactions appropriées. Les autres centres nerveux sont, par rapport à lui, des subalternes pour des actes de peu d’importance. » (Désaubliaux)

Si nous transposons cette évolution de la physiologie animale dans la physiologie sociale, nous constatons maintes analogies frappantes entre cette évolution marquée par l’importance croissante et l’organisation de plus en plus complexe du système nerveux et la place de plus en plus grande prise par les bureaux dans l’organisme social et la com-plexité également croissante de leur organisation. Le premier organe des fonctions administratives fut un cerveau. Le premier bureau fut un cerveau, et il n’y a pas d’image plus exacte que celle qui nous présente le bureau comme le cerveau de l’entreprise.

Mais un cerveau est une chose et un bureau en est une autre. Le bureau apparaît dans l’histoire de l’humanité avec les symboles graphiques, plus particulièrement avec l’écriture. Il y aurait encore pour la philosophie scientifique de curieux aperçus à sonder si l’on admet que les irritations, impressions, sensations, s’inscrivent dans le système nerveux par une modification matérielle des cellules nerveuses et se transforment en idées motrices par des mouvements ou des modifications chimiques de ces cellules et fibrilles. Nous verrons plus loin que le bureau a également pour fonction essentielle de transformer en idées motrices, par des mouvements, classement et sélection de ses documents, les sensations notées par l’écriture.

À certains égards, le travail d’idéation qui se produit dans le bureau est supérieur à celui qui se produit dans le cerveau. Pour admirable qu’il soit, le merveilleux mécanisme de la pensée humaine a ses faiblesses et ses imperfections. Son pouvoir de perception est limité. La mémoire où il enregistre les sensations est infidèle. Les idées qu’il forme, il les transmet par la parole, mais la parole est à courte portée et n’atteint qu’un cercle restreint. Elle ne laisse pas de traces. Les inscriptions des bureaux sont illimitées, indélébiles et leurs organes de transmission (postes et télégraphes) atteignent l’univers entier. Le travail du bureau est donc un complément et un perfectionnement du travail du cerveau.

Le travail de bureau apparut dès que les hommes purent représenter leurs idées par des signes matériels extérieurs.

Les signes qui représentaient des idées — non seulement les idées dites abstraites. l’image d’une chose est aussi une idée — donnaient à celles-ci un caractère de stabilité et de transmissibilité dans un but historique afin de laisser aux générations futures une trace des événements passés. On les employa presque aussitôt dans des buts économiques. On soutient parfois, avec quelque. apparence de vérité, que, les besoins directement utilitaires primant les autres, l’écriture fut inventée par les marchands. Son origine sacerdotale ou commerciale ou simplement artistique et spontanée est d’ailleurs hors de notre propos.

Apparition de l’écriture et du bureau.

Apparition de l’écriture. — On a cultivé des champs, fabriqué des objets et vendu des marchandises avant de faire des comptes et de tenir des livres. Les premiers cultivateurs, artisans et commerçants sont bien antérieurs à l’écriture. Quand ils eurent inventé l’écriture, commença le travail de bureau. Ils inscrivirent des notes et des comptes sur la pierre, la brique, le bois, la cire.

En apparence, la besogne nouvelle que les producteurs et les marchands s’imposaient ainsi était superflue, car elle ne semblait produire ni un grain de blé. ni une poterie, ni un échange. C’était un travail improductif, et il y avait certainement des fabricants et des marchands qui se moquaient de cette « paperasserie » bien longtemps avant Jésus-Christ, tout comme il y en a pour en rire aujourd’hui.

Mais les scribes de la préhistoire n’en continuaient pas moins à tracer leurs croix et leurs jambages sar la terre et la pierre. Ils sentaient fort bien que l’écriture multipliait la puissance de leurs sens et de leur mémoire, exactement comme leurs outils encore grossiers avaient multiplié la puissance de leurs muscles.

Apparition du bureau. — Lorsqu’une fonction apparaît dans un organisme, elle est d’abord assurée par un organe non différencié. Les premiers êtres vivants digérèrent leurs aliments avant d’avoir un estomac, ils perçurent les bruits avant d’avoir une oreille. Les premiers travaux de bureau furent exécutés avant l’existence d’agents spécialisés travaillant dans un local spécialisé. Cependant les gens qui se livraient à une occupation si particulière ne tardèrent certainement pas à s’isoler.

Nous possédons des comptes relatifs à de grands travaux publics en Égypte, ce qui suppose l’existence de véritables bureaux administratifs. Les comptes trouvés sur les briques babyloniennes autorisent la même déduction. Sous bénéfice de l’inventaire (les inscriptions néolithiques, c’est aux marchands phéniciens, c’est-à-dire à leurs scribe, qu ’on attribue la vulgarisation de l’alphabet dans tous les pays méditerranéens. À Athènes fut créé, vers l’an 590 avant Jésus-Christ, un impôt sur le capital. On déterminait le capital de chacun en multipliant par douze le chiffre de son revenu foncier, et ceci ne pouvait se faire sans véritables bureaux de comptabilité publique et de comptabilité privée.

À Athènes, également. trois cents ans avant Jésus-Christ, la Cour des Logistes avait mission de contrôler les comptables publics.

On sait d’ailleurs que les Grecs utilisaient déjà les abaques ou tables à calculs.

À Rome, les pères de famille tenaient un livre de recettes et dépenses (adversaria ou codex accepti et depensi) et un calendarium ou échéancier où étaient notées les échéances des intérêts des sommes prêtées ou empruntées. Ces livres, qui faisaient foi en justice comme nos modernes livres de commerce, étaient tenus par un esclave ou un fils de la maison, comptable spécialisé.

Dans l’ancienne France, les grands seigneurs, les riches commerçants, les abbayes, les corporations, faisaient, aussi écrire leurs lettres, leurs contrats et, tenir leurs comptes par des clercs spécialisés.

L’un des exemples les plus curieux de bureaux spécialisés observés non pas à une période reculée, mais dans une société primitive sont les bureaux d’administration publique des Incas. L’écriture — car il faut entendre ce mot dans le sens le plus large de représentation symbolique — s’y présentait sous forme, de nœuds sur une cordelette (quippos). Rassemblées et suspendues dans un « bureau caverne », ces cordelettes représentaient les faits économiques et les ressources fiscales dont les nœuds de différentes couleurs exprimaient les modalités qualitatives et quantitatives. Elles constituaient ainsi une documentation synoptique utilisée pour l’administration du royaume.

La rationalisation ou intellectualisation de l’effort.

Les premiers scribes exprimaient les choses et les actions éphémères et complexes par des symboles simplifiés et durables. Pour le gouvernement, de leurs affaires. ils substituaient aux réalités concrètes une image une image schématique, une abstraction. Les choses et les événements qu’ils ne pouvaient auparavant manier et conduire que dans le rayon de leur bras et de quelques heures, ils les fixaient définitivement à la disposition de leur cerveau pour s’en souvenir, les comparer, les combiner. puis. tirant la leçon du lendemain des événements de la veille, pour prévoir.

Depuis lors, on ne fit plus autre chose dans les bureaux que de perfectionner ces symboles, d’en créer de nouveaux et de transformer les perceptions immédiates en un savoir définitif. Les choses et les faits dispersés dans le temps et dans l’espace, représentés par le symbole, sont ramassés en des feuillets et tableaux et coexistent dans le moment et dans le rayon d’un même œil.

Ainsi, dès l’origine, le bureau est caractérisé par la représentation graphique.

C’est un lieu où les hommes qui dirigent les autres, ordonnent les choses et les événements, non par la vue immédiate et le contact direct, mais sans contact et par l’examen de leurs symboles graphiques.

Il y a parallélisme entre le développement du système nerveux chez les êtres vivants et le développement du bureau dans le règne social. La même loi biologique préside aux deux évolutions.

À cette loi. on donne parfois un nom barbare, loi de l’intellectualisation de l’effort ; on pourrait la nommer plus simplement loi de rationalisation. La rationalisation, qui tend à suppléer, à dominer, à alléger l’effort physique par un effort mental, est aussi vieille que la raison humaine.

L’homme applique sa raison à son travail physique. Obligé de faire un effort pour exécuter un travail, il soumet ce travail à son raisonnement et recherche un moyen de le mener à bien avec un moindre effort. De là sont nés tous les outils et toutes les machines. L’effort intellectuel de l’inventeur, fait une fois pour toutes, diminue considérablement l’effort physique de tous les exécutants qui répéteront indéfiniment le même travail.

Le machinisme est bien réellement un effet de la rationalisation, mais non pas leur seul. La rationalisation explique aussi l’existence du bureau et son développement.

Les opérations intellectuelles qui se font dans le bureau ont été conçues pour ordonner, faciliter, alléger, simplifier, styliser, les opérations physiques qui se font au dehors.

e bureau rationalise le travail d ’exécution en portant au maximum le travail intellectuel de perception, d’idéation et d’ordonnancement qui donne au premier sa parfaite efficience. Si, par exemple, nous considérons l’achat en son exécution matérielle, c’est un acte d’appropriation accompagné d’un paiement. J’achète du fer, du charbon, des machines. Cela veut dire que je fais rentrer dans ma maison, pour mes besoins, ces choses qui étaient dans d’autres maisons. Un bureau ne m’est pas indispensable pour faire rentrer du charbon dans une cave, pourquoi donc y a-t-il dans toutes les entreprises un bureau des achats, tout au moins un agent administratif chargé des achats ? C’est que l’achat est d’autant plus fructueux qu’il a été minutieusement réglé par un travail intellectuel préalable : Où faut-il acheter pour supporter les moindres frais de transport ? Quand faut-il acheter pour que la livraison soit faite au jour de l’utilisation ?. Quelle quantité faut-il acheter pour être certain d’avoir les moyens de paiement et ne pas mettre la trésorerie en péril ? Quelle qualité de charbon faut-il acheter, étant donnée son utilisation ? Autant de problèmes d’ordre essentiellement intellectuel que le bureau résout avant de mettre en route l’acte d’exécution.

Toujours dans le domaine physique, la vente est un acte d’aliénation. Je fais passer dans la maison d’un autre une chose qui était dans la mienne. Point n ’est besoin d’un bureau pour cela, et pourtant il y a de nombreux bureaux de vente. Ils étudient les besoins de la consommation, les quantités et les qualités dont il faut la pourvoir, les débouchés saisonniers, ils examinent les problèmes de publicité, le pouvoir d’attraction d’un étalage, les aptitudes requises des vendeurs, les résultats qu’on doit attendre d’eux, les salaires et primes: qui les stimuleront. Et l’on constate que la productivité du vendeur, agent d’exécution. est fonction du travail intellectuel du bureau de vente.

Les travaux de fabrication et de transport ont été longtemps considérés comme purement physiques. On voit bien le contraire si l’on pénètre aujourd’hui dans les bureaux de dessin et de préparation du travail. La succession des opérations dans l’espace et dans le temps, le choix des outils et des machines, la qualité, des matières, les dimensions du produit, tout cela, et bien d’autres choses, a été examiné, pesé, mesuré, ordonné au bureau.

Les activités de l’organisme travaillant éparses dans l’espace et dans le temps, le graphisme les a visualisées, stabilisées et rassemblées dans le champ de notre œil. La raison régit ces activités en manipulant et combinant leurs symboles graphiques. Tel est le mécanisme de la loi de rationalisation qui gouverne les sociétés humaines et qui a donné naissance au bureau.